¿Cómo asignarle créditos a un alumno?
Guía paso a paso para cargar créditos manualmente a tus alumnos, registrar ventas y gestionar vencimientos desde el panel de administración.
¿Cómo asignarle créditos a un alumno?
AgendaFit te permite gestionar el saldo de créditos de tus alumnos de forma manual. Esto es fundamental para registrar ventas realizadas en efectivo, corregir errores de carga o entregar paquetes de cortesía.
¿Para quién es este tutorial? Administradores del estudio que manualmente cargan créditos o registran pagos de un alumno concreto.
Paso 1: Accede a la sección de Alumnos
- En el panel de administrador, navega a .
- Busque al alumno por nombre, email u otros filtros.
Paso 2: Abre Pagos / Créditos
En la fila del alumno, use Pagos / Créditos (columna de créditos o acciones).
Se abre el modal Pagos y créditos del alumno. El subtítulo indica que puede cargar créditos y registrar el cobro, o registrar solo el pago sin modificar créditos.
Antes de elegir, en Saldo para reservar puede desplegar Ver detalle por pack para ver el saldo activo (pack, cantidad, vencimiento y actividades de cada línea). Desde ahí también puede Extender vencimiento o editar Actividades válidas de un pack ya comprado.
Luego elija una de las dos opciones:
| Opción en pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Registrar pago asociado a créditos | Carga o descuenta créditos para que el alumno pueda reservar. También registra el monto abonado, el pack y el método de pago. |
| Registrar pago sin créditos | Solo anota el cobro en el historial (0 créditos). Útil tras inscripción fija en versión simple u otros cobros por fuera. En este flujo no se muestra el detalle de créditos activos. |
En cualquier momento puede usar Ver historial de pagos y créditos (también desde información adicional del alumno).
Paso 3: Vincula un pack (recomendado)
Si eligió Registrar pago asociado a créditos:
Use el desplegable Seleccione un pack siempre que pueda. Así se completan créditos, monto y vencimiento, y en movimientos aparece el nombre del pack (no solo «Carga manual»).
- Menos errores de tipeo.
- Mejor trazabilidad para facturación y reportes.
- Abra Seleccione un pack y elija el pack o membresía.
- Revise los campos que se autocompletan.
En Registrar pago sin créditos también puede elegir pack y monto para dejar el cobro identificado en el historial.
Paso 4: Configura vencimiento y datos de pago
Según el flujo elegido:
- Cantidad de créditos: solo en Registrar pago asociado a créditos (en sin créditos el sistema usa 0).
- Monto abonado: lo que pagó el alumno. En cargas automáticas por mes desde inscripción fija simple, las líneas de créditos suelen ir a $0 y el cobro va aparte.
Si el alumno va a pagar en el estudio: primero Registrar pago asociado a créditos con Monto abonado en $0, para que pueda reservar. El día que pague, Registrar pago sin créditos (cobro real, 0 créditos). No vuelva a cargar saldo.
- Vencimiento (cuando aplica):
- Días fijos desde la carga o desde el último vencimiento activo.
- Fin de mes del mes en curso.
- Día del próximo mes (según configuración del pack).
- Notas personales: referencia interna (ej.: «Pagó en efectivo en recepción»).
Paso 5: Confirma
- Revise los datos.
- Pulse Agregar créditos o Registrar pago, según el flujo.
- Confirme el mensaje de éxito.
En el historial, los movimientos ligados a un pack muestran su nombre como título cuando corresponde.
Extender el vencimiento de créditos ya comprados
Editar el pack en Packs de créditos solo cambia las compras nuevas. Si el alumno ya tiene créditos (por ejemplo, de 30 días) y desea darle más tiempo para usarlos o anotarse a clases más adelante, extienda esa línea:
- En , abra Pagos / Créditos de esa persona.
- En Saldo para reservar, despliegue Ver detalle por pack.
- Junto a la fecha, pulse Extender vencimiento (ícono de calendario). Se abre Extender vencimiento del paquete.
- Elija una fecha posterior al vencimiento actual. No se puede acortar.
- Pulse Guardar.
Sirve para packs de créditos activos con saldo. También si ya vencieron, eligiendo una fecha futura. No aparece en inscripción ni matrícula.
El alumno solo puede reservar clases cuyo día no sea posterior al vencimiento de ese crédito: si no llega a usar todo el saldo, alargue esta fecha (o venda un pack con más vigencia).
Corregir las actividades válidas de créditos ya comprados
Editar ¿En qué clases se usan estos créditos? en Packs de créditos solo cambia las compras nuevas. Si el alumno ya tiene créditos limitados a títulos viejos (por ejemplo, el pack ahora incluye Reformer y esos créditos siguen diciendo solo Mat), corrija esa línea:
- En , abra Pagos / Créditos de esa persona.
- En Saldo para reservar, despliegue Ver detalle por pack.
- Junto a Válido para (o Todas las actividades), pulse el lápiz de Actividades válidas. Se abre Actividades válidas de este pack.
- Elija los títulos (deben coincidir con el calendario) o deje la lista vacía para todas las actividades.
- Si el pack comercial ya tiene los títulos correctos, use O rellénelo con las clases del pack pulsando el siguiente botón (o uno de los siguientes botones, si el pack es combo) y elija el cupo que corresponda a esa fila.
- Pulse Guardar.
Sirve para packs de créditos activos con saldo. No aparece en inscripción ni matrícula. Cada grupo de un combo se edita por separado.
¿Cometió un error? Use el historial
- En Pagos / Créditos, Ver historial de pagos y créditos.
- Revise sumas, restas, reservas y cobros en orden cronológico.
- Si el monto ($) quedó mal, pulse el lápiz junto al importe (o el guion si no había monto) y corríjalo. Vacío o 0 quita el monto. Lo mismo está en Historial de movimientos y en Control financiero.
Para quitar créditos de más, vuelva a Pagos / Créditos → Registrar pago asociado a créditos y use la opción de remover.
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