¿Cómo funcionan las notificaciones y recordatorios?
Guía completa sobre el sistema de comunicación automatizada con tus alumnos, profesores y staff en AgendaFit.
¿Cómo funcionan las notificaciones y recordatorios?
AgendaFit cuenta con un sistema robusto de comunicación automatizada diseñado para mantener a todos informados sin que tengas que enviar mensajes manualmente.
El sistema funciona en dos niveles: un canal base que aplica por defecto a todos los avisos, y excepciones por tipo que te permiten personalizar cada notificación de forma individual.
1. Canal Base de Notificaciones
El canal base define el medio que se usará por defecto para todos los avisos de tu estudio.
Ruta para configurar:
Ve a > Comunicaciones y Alertas.
Opciones disponibles:
- Solo Email: Todas las alertas llegarán al correo electrónico del destinatario.
- Solo WhatsApp: Las alertas se enviarán al número de teléfono registrado.
- WhatsApp y Email: El aviso se envía por ambos canales para asegurar la recepción.
Te recomendamos "WhatsApp y Email" para maximizar la visibilidad de los recordatorios de clase. Los mensajes de WhatsApp tienen tasas de apertura significativamente más altas.
2. Excepciones por Tipo de Notificación
Esta funcionalidad te permite sobreescribir el canal base para cada tipo de aviso por separado. Por ejemplo, podés configurar que los recordatorios de clase lleguen por WhatsApp, pero que las confirmaciones de reserva lleguen solo por email.
Ruta para configurar:
Ve a > Comunicaciones y Alertas > "Personalizar Canales".
Se abrirá un panel con tres pestañas:
Para el Alumno
Controla los avisos que reciben tus alumnos:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Confirmación de Reserva | Se envía al instante cuando el alumno reserva una clase exitosamente. |
| Recordatorio de Clase | Aviso automático X horas antes del inicio. |
| Confirmación de Cancelación | Cuando el alumno cancela su propia reserva. |
| Clase Cancelada por Estudio | Cuando vos o un profesor cancelan una clase. |
| Cupo en Lista de Espera | Cuando se libera un lugar en una clase llena. |
| Saludo de Cumpleaños | Mensaje automático el día del cumpleaños del alumno. |
| Alumno ausente (sin asistencia) | Aviso si pasaron más de N días desde la última asistencia (N en Mi Estudio; una vez por racha hasta que vuelva a asistir). |
| Hitos desde el registro | Felicitaciones según días desde el alta en el estudio (hitos configurables, p. ej. 30 / 90 / 180 / 365). |
| Bienvenida | Cuando el alumno se registra por primera vez. |
| Créditos por Vencer | Aviso anticipado antes de que expire su pack. |
| Créditos Vencidos | Aviso el día que su pack llega a la fecha de expiración. |
| Pago Parcial Recibido | Confirmación cuando se registra un pago incompleto. |
| Apto Médico por Vencer | Aviso cuando su certificado médico está próximo a expirar. |
| Recordatorio de Pago (Reservas Provisorias) | Para alumnos con reservas recurrentes que aún no cargaron créditos. |
| Cancelación de Reservas Provisorias | Aviso cuando se cancelan automáticamente reservas sin pago. |
| Confirmación de Pago | Se envía cuando el pago de créditos del alumno es exitoso. |
Para el Administrador
Controla los avisos que recibís vos como administrador:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Nuevas Reservas | Aviso inmediato cada vez que un alumno reserva. |
| Cancelaciones | Cuando un alumno cancela su reserva. |
| Nuevos Alumnos | Cuando alguien se registra en el estudio. |
| Nuevos Pagos Recibidos | Aviso cuando un alumno compra créditos (Mercado Pago / Chytapay). |
| Apto Médico por Vencer (Admin) | Aviso cuando el apto físico de un alumno está próximo a expirar. |
Para el Profesor
Controla los avisos que reciben los profesores asignados a cada clase:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Nuevas Reservas | Aviso al profesor cuando alguien se anota en su clase. |
| Cancelaciones | Aviso al profesor cuando alguien cancela en su clase. |
3. Recordatorios de Clase
Este es el aviso más importante para evitar que los alumnos olviden sus turnos.
- Cuándo se envía: Configurable en horas desde "Mi Estudio" > Reglas de Automatización (ej: 24 horas antes).
- Contenido: Incluye el nombre de la actividad, la sucursal, el horario y el profesor a cargo.
- Canales: Respeta las excepciones configuradas para el tipo
Recordatorio de Clase.
4. Avisos de Vencimiento de Créditos
El sistema incentiva la renovación de packs de forma proactiva con dos avisos automáticos:
- Aviso Anticipado: Configurable en días desde "Mi Estudio" > Reglas de Automatización (ej: 7 días antes del vencimiento).
- Día del Vencimiento: A las 00:00hs del día que los créditos expiran, el sistema envía un recordatorio final.
5. Notificaciones de Cumpleaños
Si querés tener un detalle especial con tus alumnos, podés habilitar los Recordatorios de Cumpleaños desde las configuraciones del estudio.
- Al activarlo, el sistema comenzará a solicitar la fecha de nacimiento a los nuevos alumnos.
- El día de su cumpleaños, el alumno recibirá un email automático de felicitación de parte del estudio.
- Plus para el staff: Los profesores verán un ícono 🎂 junto al nombre del alumno en la lista de asistencia de ese día.
Esta opción puede desactivarse como excepción granular si no querés que los cumpleaños lleguen por un canal en particular, incluso si el canal base lo habilitaría.
6. Apto Físico (Certificado Médico)
Si tu estudio requiere apto físico, el sistema enviará avisos automáticos cuando el certificado de un alumno esté próximo a vencer.
- Para el alumno: Recibe un recordatorio con un link directo para subir el nuevo certificado desde su perfil.
- Para el admin: Recibe un aviso paralelo con los datos del alumno afectado para poder hacer seguimiento.
Ambos canales son independientes: podés desactivar el aviso al alumno y el admin igual lo recibirá, o viceversa.
Ruta para activar el requisito de apto:
Ve a > Configuración de Apto Físico.
7. Acciones Masivas
Dentro del panel de "Personalizar Canales", podés aplicar cambios a todas las notificaciones a la vez usando el botón "Acciones Masivas":
- Solo Email para todo — desactiva WhatsApp en todas las categorías.
- Solo WhatsApp para todo — desactiva Email en todas las categorías.
- Email y WhatsApp para todo — activa ambos en todas las categorías.
- Silenciar todo — desactiva todos los canales (útil para períodos de inactividad del estudio).
Al silenciar todo, ninguna notificación automática se enviará al estudio ni a los alumnos. Recordá reactivar los canales cuando retomes la actividad normal.