¿Cómo funcionan las notificaciones y recordatorios?
Guía completa sobre el sistema de comunicación automatizada con tus alumnos, profesores y staff en AgendaFit.
¿Cómo funcionan las notificaciones y recordatorios?
AgendaFit cuenta con un sistema robusto de comunicación automatizada diseñado para mantener a todos informados sin que tengas que enviar mensajes manualmente.
El sistema funciona en dos niveles: un canal base que aplica por defecto a todos los avisos, y excepciones por tipo que te permiten personalizar cada notificación de forma individual.
1. Canal Base de Notificaciones
El canal base define el medio que se usará por defecto para todos los avisos de tu estudio.
Ruta para configurar:
Ve a > Comunicaciones y Alertas.
Opciones disponibles:
- Solo Email: Todas las alertas llegarán al correo electrónico del destinatario.
- Solo WhatsApp: Las alertas se enviarán al número de teléfono registrado.
- WhatsApp y Email: El aviso se envía por ambos canales para asegurar la recepción.
Te recomendamos "WhatsApp y Email" para maximizar la visibilidad de los recordatorios de clase. Los mensajes de WhatsApp tienen tasas de apertura significativamente más altas.
2. Excepciones por Tipo de Notificación
Esta funcionalidad te permite sobreescribir el canal base para cada tipo de aviso por separado. Por ejemplo, puedes configurar que los recordatorios de clase lleguen por WhatsApp. La confirmación de reserva y la confirmación de cancelación al alumno son siempre solo por correo (no se puede activar WhatsApp para esos avisos); el recordatorio antes de la clase puede seguir por WhatsApp.
Ruta para configurar:
Ve a > Comunicaciones y Alertas > "Personalizar Canales".
Se abrirá un panel con tres pestañas:
Para el Alumno
Controla los avisos que reciben tus alumnos:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Confirmación de Reserva | Solo por correo al instante cuando el alumno reserva, o cuando el staff marca Alumno en Notificar por correo. No usa WhatsApp. |
| Recordatorio de Clase | Aviso automático X horas antes del inicio. Llega a reservas confirmadas y a provisorias si está activo Permitir asistir sin haber pagado aún o Permitir asistir antes del día de pago. |
| Confirmación de Cancelación | Solo por correo cuando el alumno cancela su propia reserva. No usa WhatsApp. |
| Clase Cancelada por Estudio | Cuando el administrador o un profesor cancelan una clase. |
| Cupo en Lista de Espera | Cuando se libera un lugar en una clase llena. |
| Saludo de Cumpleaños | Mensaje automático el día del cumpleaños del alumno. |
| Alumno ausente (sin asistencia) | Aviso si pasaron más de N días desde la última asistencia (N en Mi Estudio; una vez por racha hasta que vuelva a asistir). |
| Hitos desde el registro | Felicitaciones según días desde el alta en el estudio (hitos configurables, p. ej. 30 / 90 / 180 / 365). |
| Bienvenida | Cuando el alumno se registra por primera vez. |
| Créditos por Vencer | Aviso anticipado antes de que expire su pack. |
| Créditos Vencidos | Aviso el día que su pack llega a la fecha de expiración. |
| Pago Parcial Recibido | Confirmación cuando se registra un pago incompleto. |
| Apto Médico por Vencer | Aviso cuando su certificado médico está próximo a expirar. |
| Recordatorio de Pago (Reservas Provisorias) | Para alumnos con reservas recurrentes que aún no cargaron créditos. |
| Cancelación de Reservas Provisorias | Aviso cuando se cancelan automáticamente reservas sin pago. |
| Confirmación de Pago | Se envía cuando el pago de créditos del alumno es exitoso. |
Para el Administrador
Controla los avisos que recibes como administrador:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Nuevas Reservas | Correo al momento cuando un alumno reserva. WhatsApp: al momento si la clase es en menos de 1 hora; si no, un resumen cada hora. |
| Cancelaciones | Correo al momento cuando un alumno cancela. WhatsApp: al momento si la clase es en menos de 1 hora; si no, un resumen cada hora. |
| Nuevos Alumnos | Cuando alguien se registra en el estudio. |
| Nuevos Pagos Recibidos | Aviso cuando un alumno compra créditos (Mercado Pago / Chytapay). |
| Apto Médico por Vencer (Admin) | Aviso cuando el apto físico de un alumno está próximo a expirar. |
Para el Profesor
Controla los avisos que reciben los profesores asignados a cada clase:
| Notificación | Descripción |
|---|---|
| Nuevas Reservas | Correo al momento cuando alguien se anota en su clase, o cuando el staff marca Profesores en Notificar por correo. WhatsApp: al momento si la clase es en menos de 1 hora; si no, un resumen cada hora. |
| Cancelaciones | Correo al momento cuando alguien cancela en su clase. WhatsApp: al momento si la clase es en menos de 1 hora; si no, un resumen cada hora. |
2.1. Personalizar el texto de un aviso
Además de elegir el canal, puedes cambiar el texto. En Personalizar Canales, el ícono del ojo abre Vista previa de mensajes. El lápiz (o Personalizar texto) abre el editor.
- Correo: editas el asunto y el mensaje. Puedes usar saltos de línea.
- WhatsApp: editas el titular y el mensaje. No se pueden usar saltos de línea (se ven como un punto medio). Hay un máximo de 1024 caracteres y 5 emojis. El marco del mensaje (Notificación de AgendaFit, el saludo y el enlace) lo completa la plataforma.
- Puedes insertar datos como el nombre del alumno, la clase o la fecha. Si omites un dato importante, el sistema lo agrega al final.
- Restablecer texto predeterminado vuelve al texto de AgendaFit para ese canal.
- Recuerda presionar Guardar cambios en el panel principal.
El estudio es responsable del texto que personaliza.
2.2. Marqué notificar y el alumno no recibió el correo
Al anotar a un alumno en una clase o en Reserva Recurrente hay un recuadro Notificar por correo con casillas Alumno y Profesores. Alumno dispara Confirmación de Reserva, solo por correo. No es el recordatorio automático antes de la clase.
Si no llega, revisa:
- En Personalizar Canales → Para el Alumno, que Confirmación de Reserva tenga el correo activo. Si el canal base es Solo WhatsApp, este aviso no va por WhatsApp: hay que activar el correo. También puede estar apagado por Silenciar todo.
- Que el alumno tenga un email cargado y bien escrito. Pídele que mire spam y promociones. Si la casilla de correo está llena, el mensaje puede rebotar.
- En la ficha del alumno, que Recibir notificaciones esté en Sí y que no esté suspendido.
- Que la clase no haya empezado ya: no se envía confirmación de clases pasadas.
Si marcaste notificar y el correo no se pudo enviar, el panel muestra un aviso; la anotación igual queda hecha.
El Recordatorio de Clase es otro aviso: se envía las horas configuradas en Recordatorio de Próxima Clase, aunque no marques esa casilla, y sí puede ir por WhatsApp.
2.2. Marqué notificar a los profesores y no les llegó el correo
Al anotar a un alumno hay un recuadro Notificar por correo con la casilla Profesores. Eso dispara Nuevas Reservas a los profesores de la clase (el mismo aviso que cuando el alumno se anota solo). El correo va al momento. WhatsApp, si está activo, llega al momento si la clase es en menos de 1 hora; si no, un resumen cada hora. No está en Renovar reservas recurrentes.
Si el correo no se puede enviar, el panel muestra un aviso. Revisa email del profesor, Recibir notificaciones, el canal de Nuevas Reservas y que la clase tenga profesores asignados.
3. Recordatorios de Clase
Este es el aviso más importante para evitar que los alumnos olviden sus turnos.
- Cuándo se envía: Configurable en horas desde "Mi Estudio" > Reglas de Automatización (ej: 24 horas antes). Si el alumno reservó después de que ese plazo ya había empezado (por ejemplo, a menos de 24 horas del inicio cuando el estudio tiene 24), no se envía este aviso ni por WhatsApp ni por correo. La confirmación de la reserva, si se envió al anotar, es otro mensaje.
- A quién: Reservas confirmadas. Las provisorias también lo reciben si está activo Permitir asistir sin haber pagado aún (días de gracia) o Permitir asistir antes del día de pago (día del mes). Si ese interruptor está apagado, la provisoria no recibe este aviso. No es el Recordatorio de Pago (Reservas Provisorias), que avisa que el plazo de pago está por vencer.
- Varias clases el mismo día: el WhatsApp es uno solo y lista las clases que entran juntas a la ventana. Si otra clase de ese día entra más tarde, esa solo recibe el correo. El correo sigue siendo uno por clase.
- Contenido: Incluye el nombre de la actividad, la sucursal, el horario y el profesor a cargo.
- Canales: Respeta las excepciones configuradas para el tipo
Recordatorio de Clase.
4. Avisos de Vencimiento de Créditos
El sistema incentiva la renovación de packs de forma proactiva con dos avisos automáticos:
- Aviso Anticipado: Configurable en días desde "Mi Estudio" > Reglas de Automatización (ej: 7 días antes del vencimiento).
- Día del Vencimiento: A las 00:00hs del día que los créditos expiran, el sistema envía un recordatorio final.
5. Notificaciones de Cumpleaños
Si quieres tener un detalle especial con tus alumnos, puedes habilitar los Recordatorios de Cumpleaños desde las configuraciones del estudio.
- Al activarlo, el sistema comenzará a solicitar la fecha de nacimiento a los nuevos alumnos.
- El día de su cumpleaños, el alumno recibirá un email automático de felicitación de parte del estudio.
- Plus para el staff: Los profesores verán un ícono 🎂 junto al nombre del alumno en la lista de asistencia de ese día.
Esta opción puede desactivarse como excepción granular si no quieres que los cumpleaños lleguen por un canal en particular, incluso si el canal base lo habilitaría.
6. Apto Físico (Certificado Médico)
Si tu estudio requiere apto físico, el sistema enviará avisos automáticos cuando el certificado de un alumno esté próximo a vencer.
- Para el alumno: Recibe un recordatorio con un link directo para subir el nuevo certificado desde su perfil.
- Para el admin: Recibe un aviso paralelo con los datos del alumno afectado para poder hacer seguimiento.
Ambos canales son independientes: puedes desactivar el aviso al alumno y el admin igual lo recibirá, o viceversa.
Ruta para activar el requisito de apto:
Ve a > Configuración de Apto Físico.
7. Acciones Masivas
Dentro del panel de "Personalizar Canales", puedes aplicar cambios a todas las notificaciones a la vez usando el botón "Acciones Masivas":
- Solo Email para todo — desactiva WhatsApp en todas las categorías.
- Solo WhatsApp para todo — desactiva Email en todas las categorías.
- Email y WhatsApp para todo — activa ambos en todas las categorías.
- Silenciar todo — desactiva todos los canales (útil para períodos de inactividad del estudio).
Al silenciar todo, ninguna notificación automática se enviará al estudio ni a los alumnos. Recuerda reactivar los canales cuando retomes la actividad normal.
8. Silenciar notificaciones de un alumno
Cada ficha de alumno tiene el interruptor Recibir notificaciones. Si lo apagas, ese alumno deja de recibir avisos automáticos por correo y/o WhatsApp (las difusiones masivas no respetan este opt-out).
Los alumnos no pueden cambiarlo ellos mismos. Desde pueden solicitar silenciar las notificaciones: se abre WhatsApp (o el correo, si la sucursal no tiene WhatsApp) con un mensaje listo para enviar. Cuando te llegue ese pedido, desactiva Recibir notificaciones en su ficha.
9. Silenciar notificaciones de un profesor
En cada profesor tiene el interruptor Recibir notificaciones (en el listado se guarda al instante, y también al crear o editar). Si lo apagas, ese profesor deja de recibir correo y WhatsApp de reservas, cancelaciones, clase cancelada por cupo mínimo y notas de rutina. Las notificaciones del panel (por ejemplo, cumpleaños) y los avisos de la cuenta siguen llegando. Los administradores que aparecen en esa lista no tienen este interruptor: lo de Personalizar Canales en Mi Estudio aplica a todo el estudio.
El profesor no puede cambiarlo en : ve el apartado Notificaciones y, si quiere pausar o reactivar, debe pedírtelo.